Praesidium

Onder deze kop vindt u het huidige praesidium en van de vorige jaren terug en uit welke functies een praesidium bestaat.

 

Praeses &  Vice-Praeses
De voorzitter en vice-voorzitter van de studentenclub. Ze behoren tot het hoogpraesidium.
Ze zorgen ervoor dat alles in goede banen geleid wordt en delegeren de taken. Daarnaast
zijn ze ook het rechtstreekse aanspreekpunt van de club. De praeses leidt elke vergadering
en is aanwezig op vergaderingen van de Kringraad. Wanneer de praeses niet in staat is om
zijn/haar taken uit te voeren, neemt de vice-praeses deze taken tijdelijk over.
Taken van een praeses & vice-praeses:
- Vergadering voorzitten
- Club vertegenwoordigen
- Kringraadvergaderingen bijwonen
- Inspringen waar nodig
- Advies geven
- Luisterend oor bieden




Quaestor
De Quaestor beheert alle inkomsten en uitgaven van de club en houdt dit bij in een
boekhouding. Hij/zij is genoodzaakt om voor en na elk evenement de kassa na te tellen
(samen met de Financiën) en vervolgens een financieel verslag samen te stellen. Hiernaast
zorgt deze persoon ook voor de samenstelling van de boodschappenlijstjes (indien betreft
een evenement met benodigdheden). De Quaestor is beheerder van de kas en het is
noodzakelijk dat hij/zij op kot zit zodat de kas veilig opgeborgen is. De Quaestor behoort net
zoals de Praeses en Vice-Praeses tot het hoogpraesidium en heeft hierdoor ook een
verantwoordelijkheidsfunctie, wat ervoor zorgt dat hij te allen tijde grote invloed heeft op
het maken van beslissingen die met de financiën van de club te maken hebben (natuurlijk in
samenspraak met de Praeses en de Vice-Praeses)
Taken van een Quaestor:
- Na elk event een financieel verslag uittypen en uploaden naar de Drive
- Voor elke evenement plaatsvindt een financieel plan opstellen en naar de drive
uploaden.
- Samenstellen van boodschappenlijstjes (en opzoeken wat de goedkoopste
producten zijn)
- Kas veilig bewaren en regelmatig natellen
- Bewaren van één van de bankkaarten




Financiën
Als Financiën ben je verantwoordelijk voor de kas op alle mogelijke activiteiten. Hieraan is
verbonden dat je nuchter blijft tijdens het beheer van de kas op activiteiten. De rest van de
functie wordt uitgevoerd in samenspraak met de Quaestor. Het is hoogstnoodzakelijk dat
de Financiën en Quaestor samenzitten om de financiële zaken te overlopen (telling van de
kas voor en na een activiteit). Tevens beslist de Financiën over de taakverdeling/shiftenlijst.
Taken van een Financiën

10

- Verantwoordelijk zijn voor de kas op activiteiten
- Geld ontvangen en/of teruggeven
- Taakverdelingen/shiftenlijsten maken
- Samenzitten met de Quaestor




P.R.
De P.R. staat in voor de verzorging van de jaarsponsoring. De functie wordt vervuld door
minimum twee personen, die in samenspraak mogelijke sponsors moeten binnenhalen. De
P.R.’s gaan al vanaf begin augustus en in de intersemesteriële vakanties (of van het moment
dat hun functie in vervulling gaat) op zoek naar sponsors die via geld of in natura wensen te
sponsoren. Dit kunnen ter verduidelijking alle soorten bedrijven zijn, de lijst is niet
limitatief. Aan de hand van een sponsordossier en sponsorcontract worden deze afspraken
vastgesteld. De P.R.-verantwoordelijken houden tijdens het jaar posters en flyers bij als
bewijsstukken voor sponsors en communiceren naar de Media en Ab-Actis welke
sponsorlogo’s waar moeten verschijnen. Ze staan ook in om regelmatig foto’s van de logo’s,
die gebruikt worden op activiteiten, te trekken.
Taken van een P.R.
- Verzorging van jaarsponsoring
- Posters en flyers van sponsors bijhouden
- Contacten met sponsors onderhouden
- Intense samenwerking met Media en Ab-Actis




Organisator
De verantwoordelijke voor de praktische regeling van een activiteit. De Organisator neemt
het voortouw in het vastleggen van zalen en ruimtes, voorzieningen en contact met de
kroegbaas. Samen met de Cultuur regelt de Organisator de solidariteitsbeurs. Daarnaast zijn
zij de verantwoordelijken voor de organisatie van cocktailfeestjes (m.a.w. bedenken van het
thema en de cocktails). Niet enkel verzorgen ze deze activiteiten, de Gobelijntjes komen ook
onder hun vleugels te staan. De Organisatoren zijn met twee zodat de werklast verdeeld
kan worden.
Taken van een Organisator
- Praktische regeling van activiteiten: zalen, ruimtes, drank, eten, …
- Contacten met kroegbaas onderhouden
- Organisatie van cocktailfeestjes: bedenken van thema’s en cocktails
- Verzorging van de Gobelijntjes




Media
Media is de verantwoordelijke voor posters, flyers en sociale media. De Media is diegene
dat de ontwerpen maakt, alsook op Facebook is hij/zij in staat om de banners te ontwerpen.
Daarnaast houdt de Media zich ook bezig met de Facebookpagina en de website up to date
te houden. Nog een grote taak van de Media is dat hij/zij op elk event foto’s moet trekken,
om nadien aan de Facebookpagina en website toegevoegd te worden.

Taken van een Media
- Ontwerpen van posters/flyers/banners
- Facebookpagina en website up to date houden
- Foto’s trekken op elk event (of in elk geval een fotograaf regelen)
- Alle evenementen ontwerpen en op Facebook posten




Ab-Actis
Ab-Actis staat beter bekend als secretaris. Naast het bijhouden van vergaderverslagen
schrijft de Ab-Actis elke week een stukje tekst voor het Unifac-postje (150-200 woorden).
Ook de ledenmails behoren tot het takenpakket. De Ab-Actis verzorgt ook de tekstjes voor
de events op Facebook, enkel in samenspraak met de Media.
Taken van een Ab-Actis
- Vergaderverslagen uittypen
- Elke week tekstje schrijven voor Unifac-postje
- Tekstje schrijven voor evenement op Facebook
- Schrijven van ledenmails




Schachtenmeester
De Schachtenmeester staat in voor het plannen van de doop en de ontgroening. Hij/zij zorgt
ervoor dat de doop en ontgroening tot in de puntjes zijn uitgewerkt en nadien in goede
banen worden geleid. Hij/zij stelt een vergadermoment samen met andere geïnteresseerde
doopmeesters en verzorgt een infoconvent voor de schachten. De Schachtenmeester is de
verantwoordelijke voor de aanvraag van de doop bij het Stad. De aanvraag moet snel
gebeurd worden (twee maanden op voorhand), want het kan even op zich laten wachten.
Hij/zij is het aanspreekpunt voor de schachten en de drijfkracht achter de aanwezigheid van
de schachten. De schachtenmeester regelt ook de ontgroening in samenspraak met de
Cantor.
Taken van een Schachtenmeester
- Doop en ontgroening tot in details uitwerken
- Vergadermoment(en) vastleggen met doopmeesters
- Infoconvent plannen voor de schachten
- Aanvragen van de doop
- In samenwerking met de Organisator een zaal vastleggen voor de ontgroening
- In samenwerking met de Cantor de ontgroening opstellen




Cultuur
De cultuur is de verantwoordelijke voor de culturele activiteiten en de
praesidiumweekenden. Cultuur houdt zich bezig met het organiseren van de Wereldweek,
Solidariteitsbeurs en Calamartes. Daarnaast werkt hij/zij tot in de puntjes de
praesidiumweekenden uit. Hierbij overlegt hij/zij met de Quaestor.

12

Taken van een Cultuur
- Organiseren van:
o Calamartes
o Wereldweek
o Solidariteitsbeurs
o Uitstapjes met het Praesidium
o Uitstapjes met de leden
o Vrijwilligersdag




Opifex
Onder Opifex is er kelder/stockagebeheerder te verstaan. De Opifex houdt zich bezig
met de kelder/stockage op orde te houden en wekelijks een ge-update
worddocument in de drive te posten. Hij/zij is de bewaarder van de sleutel van de
kelder/stockage.
Taken van een Opifex
- Kelder/Stockage op orde houden
- Ge-update versie van de inventaris in de drive posten (wekelijks)
- Bewaarder van de sleutel




Cantor
De Cantor is de voorzitter van de cantussen. Hij/zij stelt voor elke cantus een
schema/planning op van welke liedjes gezongen en welke opdrachten er uitgevoerd
zullen worden. De Cantor werkt in samenspraak met de Praeses, het zijn zij die de
cantus voorzitten. Daarnaast zorgt de Cantor ervoor dat er genoeg sfeer is op de
cantussen. Het is de taak van de Cantor om de liedjes in te zetten. De Cantor is niet
verplicht om naar de vergaderingen te komen (enkel erefunctie), maar mag ze
vrijblijvend bijwonen.
Taken van een Cantor
- Cantus voorzitten
- Schema/Planning maken van liedjes en opdrachten
- Sfeer maken op de cantus